Tips para organizar un flujo de trabajo
La organización y productividad son dos valores muy necesarios en estos tiempos y ayudarán en la rutina diaria.
En estos tiempos son muchas las empresas y empleados que utilizan la técnica del flujo de trabajo para cumplir con sus tareas. Pero lo que suele ocurrir es que muchas veces no se lo usa de manera correcta por lo que se pierde la efectividad de esta herramienta.En la vorágine de estos tiempos, las empresas enfrentan el desafío de hacer más y más en menos tiempo y es por eso que veremos algunos tips para mejorar y organizar el flujo de trabajo.
Flujo de trabajo: la organización es el primer paso
La planificación y organización son dos de los puntales para mejorar los flujos de trabajo. En ese sentido, hacer una línea de tiempo online, se presenta como una opción más que interesante. Las líneas de tiempo se utilizan para representar visualmente los pasos de un evento o proceso en orden cronológico. Facilitan la información y se emplea popularmente en la gestión de proyectos, perfiles, presentaciones comerciales y enseñanza.
El flujo de trabajo se desarrolla en base a la automatización y a partir de ella se logra conectar todos los diferentes procesos y empleados de una empresa; y de esta manera se logra que todo funcione bajo un orden preestablecido.
Si tenemos en cuenta que la organización hace a la productividad, esta herramienta puede ser útil siempre que se use de manera correcta. Claro que para llevarla adelante es necesario tener resuelto muchos otros aspectos del día a día de la empresa que redundarán en una mejor versión de tu trabajo.
En definitiva lo que se busca en este artículo es encontrar los mejores tips y herramientas para mejorar el flujo de trabajo. Algo que usualmente puede estar ligado a la tecnología, pero como veremos a continuación, no siempre es necesaria esa herramienta para mejorar nuestro flujo de trabajo.
A continuación veremos un repaso de algunos tips que nada tienen que ver con herramientas tecnológicas pero que de ponerlos en práctica nos ayudarán a conseguir los resultados deseados.
Tips para mejorar tus flujos de trabajo diarios
Hacer lo más difícil primero
Siempre que estemos sobrepasados de trabajo, de reuniones, con fechas de entregas, lo importante para una mejor fluidez es que nos ordenemos y resolvamos primero las tareas más difíciles. Una vez hayas terminado con la parte difícil, puedes concentrarte en el resto con una mente tranquila y despejada.
La importancia del descanso
Seguramente todos sabemos que es importante tener la cabeza lúcida para tomar decisiones y realizar bien nuestras tareas, pero hay pocos que realmente lo llevan a la práctica. Tomar descansos mejorará automáticamente tus flujos de trabajo diarios porque despejará tu mente y te ayudará a mantener una mayor concentración.
Para optimizar ese descanso y que no redunde en una pérdida de productividad, es clave saber que el parate no debe durar más de una hora. El secreto de tomar descansos para mejorar tus flujos de trabajo diarios es mantenerlos cortos: un descanso de 20-30 minutos es más que suficiente para despejar tu mente.
Deja el teléfono a un costado
La concentración en el trabajo es vital y hoy sabemos que los teléfonos son la principal causa de esa pérdida de atención. Son una gran distracción en todas las formas posibles: tomar fotos, revisar las redes sociales, recibir y escribir mensajes de texto, llamadas y más. Según un estudio el promedio de tiempo que las personas pasan en sus redes sociales, es de tres horas al día. Si ese lapso se da en una jornada laboral, estaríamos perdiendo casi la mitad del tiempo en algo muy poco productivo.
Dile no al multitasking
Para el común de la gente aquellas personas que son multitasking están consideradas como de excelente habilidad: mientras más tareas puedas realizar al mismo tiempo, mejor. Sin embargo está comprobado que el multitasking es una de las principales causas de ineficiencia en el trabajo. Los científicos aseguran que el cerebro funcionará mejor y más rápido haciendo una tarea a la vez, y tus resultados también mejorarán.
Reuniones cortas y productivas
Las reuniones largas son un calvario para todos, especialmente las que surgen de la nada interfiriendo en el tiempo de tu equipo. Optimizar el tiempo y ordenar las reuniones diarias son otro buen ejemplo de un flujo de trabajo ineficiente. Si ya cada quien tiene sus tareas asignadas, y se ha establecido una fecha de entrega, no hay necesidad de tener una reunión diaria para verificar. Es muy positivo que las reuniones sean solo por temas puntuales, en caso excepcionales y que duren muy poco tiempo.
Si quieres tener éxito en tu compañía, si quieres transformarte en un empresario exitoso, entonces es necesario que entiendas la importancia de mejorar tu flujo de trabajo: los flujos de trabajo ayudan a automatizar y ganar eficiencia en todos los departamentos de tu empresa; minimizando errores y aumentando la productividad.
La importancia de mejorar el flujo de trabajo se verá reflejada sin dudas en mejores ingresos. Pero también en un mejor clima laboral. Los empleados trabajarán mejor, la organización se volverá más simple, tomar decisiones será más fácil y las tareas tomarán menos tiempo en completarse. Se puede lograrlo, sólo hay que tener en cuenta estos tips y comenzar con su puesta en práctica.
